ارتباطات یکی از مهمترین عوامل پیشرفت انسان‌ها در دنیای امروزی است. هر شرکتی که بتواند رابطه موثری با مردم، سازمان‌ها و سایر شرکت‌ها برقرار کند موقعیت‌های بهتری به دست می‌آورد. روابط عمومی سازمان‌ها و شرکت‌ها این وظیفه مهم را بر عهده دارد تا با متقاعد کردن مخاطبان آن‌ها را به طرفداران برند تبدیل کند. وظایف روابط عمومی شامل بخش‌های مختلفی می‌شود که از جمله آن‌ها می‌توان به ایجاد ارتباط موثر با رسانه‌ها، شبکه‌سازی، حفظ ارتباط با مقامات دولتی و ارتباط با سرمایه‌گذاران اشاره کرد. در حالت کلی روابط عمومی در سازمان با بهبود تصویر و وجه برند کاری می‌کند مشتریان اعتماد بیشتری به برند داشته باشند. اگر به دنبال اطلاعات بیشتری در مورد روابط عمومی و نقش آن در سازمان هستید تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
روابط عمومی چیست و چه اهمیتی دارد؟
روابط عمومی (Public Relations یا به اختصار PR) یک فرایند ارتباطی است که بین سازمان‌ها و مردم روابط سودمند و دوطرفه ایجاد می‌کند. در واقع می‌توان گفت PR ابزاری حیاتی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها برای برقراری ارتباط موثر، افزایش اعتماد و برندسازی است.
برخی از نکته‌های کلیدی در مورد PR عبارتند از:
- روابط عمومی دیدگاه و احساس دیگران در مورد برند یا شخص را مدیریت می‌کند.
- بر روی ایجاد تصویر مثبت از شرکت در هنگام رسیدگی به درخواست‌های رسانه‌ها و سهام‌داران تمرکز دارد.
- PR با تبلیغات و بازاریابی تفاوت دارد. (در ادامه توضیحات بیشتری در این رابطه ارائه خواهیم داد.)
- روابط عمومی در سازمان نقش مهمی در اعتراض افراد یا سرمایه‌گذاران در هنگام انتشار اخبار منفی دارد.
- با کمک این بخش از سازمان می‌توان اثر رویدادهای منفی را کاهش داد.
در صورتی که تصویر یک شرکت منفی باشد مشتریان نیز نسبت به آن احساس بدی پیدا می‌کنند؛ در نتیجه ترجیح می‌دهند به سراغ شرکت دیگری بروند. روابط عمومی با مدیریت تصویر برند و ارتباط صحیح با افراد مرتبط با سازمان کمک می‌کند تمایل مشتریان برای خرید افزایش پیدا کند.
آشنایی با 6 مورد از وظایف روابط عمومی در سازمان
همانطور که متوجه شدید روابط عمومی بخش بسیار مهم در همه شرکت‌ها به حساب می‌آید؛ این بخش از سازمان است که می‌تواند ذهنیت مردم نسبت به برند را مدیریت کند. اهداف و وظایف PR در سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار گسترده است که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.
1. شناسایی مخاطبان هدف
شناخت مخاطبان هدف اصلی‌ترین کلید برای استفاده بهینه از منابع و رسیدن به اهداف است. با اینکه شناسایی مخاطب جزو وظایف بخش بازاریابی به شمار می‌رود اما متخصصان روابط عمومی نیز می‌توانند با تجزیه و تحلیل سایت به این امر کمک کنند. برای مثال با تحلیل ترافیک سایت بر اساس منطقه جغرافیایی می‌توانند مخاطبان را ارزیابی کرده و ارتباط موثری با آن‌ها به وجود آورند. بهتر است بدانید روابط عمومی بر خلاف بخش تبلیغات، ترویج و تبلیغ محصول را از طریق ابزارهای رایگان و اکتسابی انجام می‌دهد. از جمله این ابزارها می‌توان به انتشار بیانیه مطبوعاتی و انتشار مقالات رهبری فکری اشاره کرد.
2. بررسی و تحلیل رقبا
وظیفه دیگری که متخصصان روابط عمومی انجام می‌دهند تحقیق در مورد رقابت است. برخی از کارهایی که در بررسی رقبا انجام می‌شود عبارتند از:
- رقبا چه چیزی را منتشر می‌کنند.
- از کدام رسانه برای انتشار استفاده می‌کنند.
- کدام یک از این موارد برای آن‌ها نتیجه‌بخش بوده است.
- با کمک ابزارهای تحلیلی بررسی می‌کنند چه زمانی از رقبا اسم برده می‌شود.
بعد از کسب اطلاعات لازم یک استراتژی تدوین می‌کنند تا با کمک آن از رقبا متمایز شوند. همچنین بررسی و تحلیل رقبا به بخش روابط عمومی کمک می‌کند تا مواردی که قبلا از آن‌ها آگاهی نداشتند را کشف کنند.
3. ارتباط با رسانه‌ها
وظیفه دیگری که بخش روابط عمومی انجام می‌دهد ارتباط با رسانه‌های خبری، روزنامه‌نگاران و سایر رسانه‌ها است. با ایجاد ارتباط موثر با رسانه‌ها می‌توانند داستان مشتریان و برند را در رسانه‌ها به اشتراک گذاشته و به افزایش آگاهی از برند کمک کنند. علاوه بر اطلاع‌رسانی و شرح تغییرات جدید در سازمان این رسانه‌ها به شما کمک می‌کنند تا شایعات و شبهات مرتبط با سازمان را نیز شفاف‌سازی نمایند.
4. معرفی محصولات و خدمات
بخش روابط عمومی با همکاری واحد بازاریابی و تبلیغات وظیفه معرفی محصولات و خدمات به مشتریان را انجام می‌دهد. این بخش با کمک رسانه‌ها و ارتباط با مشتریان سعی می‌کند اعتماد مخاطبان را افزایش داده و آن‌ها را برای خرید ترغیب کند.
5. کمک به سازمان در شرایط بحرانی
زمان‌هایی به وجود می‌آید که شرکت با شرایط بحرانی مواجه می‌شود؛ یک خبر محرمانه درز می‌کند یا رقبا دیدگاه‌های منفی به اشتراک می‌گذارند. مدیریت این شرایط و رساندن سازمان به شرایط ثبات جزو وظایف روابط عمومی است. این واحد در شرایط بحرانی سعی می‌کند با ارائه اطلاعات صادقانه، ارسال بیانیه و شفاف‌سازی، شرایط بحرانی را پشت سر بگذارد. برای رسیدن به شرایط عادی باید همه اعضای سازمان با بخش روابط عمومی همکاری نزدیکی داشته باشند.
6. مسئولیت اجتماعی
یکی دیگر از وظایف مهم بخش روابط عمومی مسئولیت اجتماعی است. سازمان‌های بزرگ برای اینکه اعتبار و محبوبیت خود را افزایش دهند هزینه‌ای را برای انجام کارهای عام‌المنفعه اختصاص می‌دهند. کمک به خیریه‌ها، حمایت از محیط زیست و شفافیت در کارها در زیرشاخه مسئولیت اجتماعی قرار می‌گیرند.
انواع روابط عمومی
وظایف روابط عمومی در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ معمولا به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌شود که در زیر برخی از رایج‌ترین مشاغل PR آورده شده است.
- روابط رسانه‌ای: این بخش مسئول ایجاد رابطه مطلوب با رسانه‌هایی همچون خبرگزاری‌ها، وبلاگ‌ها و سازمان‌های مرتبط با سازمان است.
- روابط اجتماعی: متخصصان ارتباطات در این بخش وظیفه افزایش شهرت برند در یک جامعه خاص (شهر، منطقه یا گروهی خاصی از افراد) را بر عهده دارند. برای مثال مشارکت در امور مربوط به حفظ محیط زیست یا فعالیت آموزشی در این دسته قرار می‌گیرد.
- روابط سرمایه‌گذار: این بخش از روابط عمومی در سازمان بر روی ارتباط با سرمایه‌گذاران تمرکز دارد. از جمله وظایف این بخش می‌توان به انتشار گزارش‌های مالی و رسیدگی به شکایت‌های سرمایه‌گذاران اشاره کرد.
- روابط دیجیتال: روابط عمومی دیجیتال، شکل دیگری از روابط عمومی است توسط بازاریابان برای افزایش آگاهی از برند در بستر آنلاین استفاده می‌شود. این روش، دارای نتایج قابل اندازه‌گیری و ملموس است که به افزایش ترافیک به وب‌سایت، بهبود رتبه، افزایش فروش تعاملات در شبکه‌های اجتماعی کمک می‌کند. رپورتاژ آگهی و پست مهمان، نمونه‌هایی از DPR هستند.
- روابط دولتی: در صورتی که یک شرکت یا سازمان با نهادهای حاکم در ارتباط است این بخش بر روی ایجاد ارتباط صحیح با سیاستمداران و قانون‌گذاران تمرکز می‌کند.
- روابط داخلی: کارشناسان روابط عمومی در کنار حفظ ارتباط با افراد خارج از سازمان باید ارتباطی مناسب در داخل سازمان نیز ایجاد کنند. مسئول روابط داخلی با رسیدگی به نارضایتی کارمندان و انتشار اطلاعات مهم شرکت به این امر مهم کمک می‌کند.
- ارتباط با مشتری: این بخش مانند یک پل شرکت و مشتریان را به هم متصل می‌کند. انجام تحقیقات بازار، مدیریت روابط مهم و کلیدی، درک اولویت مشتریان و رسیدگی به شکایت‌های آن‌ها از وظایف بخش ارتباط با مشتری حساب می‌شود.
- روابط تولید: این بخش موارد مربوط به تولید محصول یا ارائه خدمات جدید یا ایجاد تغییر عمده محصول را بر عهده دارد.
در حالت کلی می‌توان گفت روابط عمومی دو جنبه مهم و اصلی دارد؛ ایجاد تصویر مثبت از برند و حل تعارضات و مدیریت مواردی که باعث کاهش اعتبار برند می‌شود.
مهارت‌های لازم برای روابط عمومی
ایجاد ارتباطات استراتژیک نیاز به مهارت‌های خاصی دارد. افرادی که قصد فعالیت در حوزه روابط عمومی را دارند، باید طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها را یاد بگیرند که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- ارتباط کلامی: مهارت گفتاری و مکالمه برای برقراری ارتباط موثر با رسانه‌ها، مشتریان و سایر ذی‌نفعان جزو ضروریات به حساب می‌آید. افرادی که در بخش PR قصد فعالیت دارند باید بتوانند به صورت صحیح ایده‌ها، مفاهیم و اطلاعات مربوط به شرکت را ارائه دهند.
- نوشتن: افراد بخش روابط عمومی برای تولید محتوای جذاب، نوشتن ایمیل‌های حرفه‌ای و نوشتن متن سخنرانی و بیانیه‌ها باید در نوشتن مهارت بالایی داشته باشند.
- ارتباطات قوی: یکی دیگر از مهارت‌های لازم توانایی ایجاد شبکه‌ای حرفه‌ای از طریق برقراری ارتباط صحیح با مطبوعات، مردم و مشاغل است. گوش دادن فعالانه، صبر، هوش هیجانی بالا و توانایی رهبری از جمله مواردی است که منجر به ایجاد ارتباطات قوی می‌شود.
- مهارت‌های فنی: نحوه استفاده از رسانه‌های اجتماعی، کار کردن با نرم افزارها و تحلیل و بررسی کمپین‌ها از جمله مهارت‌هایی است که یک کارشناس روابط عمومی باید به آن تسلط داشته باشد.
- مدیریت زمان: توانایی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و سازگاری سریع با تغییرات برای متخصصان روابط عمومی لازم و ضروری است؛ چرا که این افراد باید پروژه‌های مختلف را مدیریت کنند و این کار بدون برنامه‌ریزی امکان‌پذیر نیست.
- خلاقیت: روابط عمومی معمولا نیاز به ارائه راه حل‌های خلاقانه برای اجرای کمپین‌های منحصر به فرد دارد؛ به همین دلیل متخصصان این حوزه باید خلاقیت بالایی داشته باشند.
آشنایی با ابزارهای ابزارهای روابط عمومی
ابزارهای Public Relations یک برند با توجه به اهدافی که دارند متنوع است. این ابزارها کمک می‌کنند تا ارتباطات قوی و موثر با رسانه‌ها و مردم برقرار کرده و آگاهی از برند را بهبود بخشند. برای رسیدن به این اهداف ابزارهای مختلفی وجود دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- شرکت در رویدادها و سخنرانی‌ها
- رپورتاژ آگهی
- اسپانسرینگ
- برگزاری رویداد
- ارسال هدایای اداری
- برگزاری نشست خبری
- رسانه‌های چاپی مثال نشریات، مجلات و روزنامه‌ها
- رسانه‌های دیجیتال مثل وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی و پادکست
- گزارش‌های مکتوب
روابط عمومی و بازاریابی چه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند؟
روابط عمومی معمولا با بازاریابی، تبلیغات و ارتباطات اشتباه گرفته می‌شود و مردم از این اصطلاحات به جای یکدیگر استفاده می‌کنند؛ اما در واقع آن‌ها متفاوت از یکدیگر هستند و تفاوت‌هایی را با یکدیگر دارند. در حالت کلی می‌توان گفت روابط عمومی یکی از زیرمجموعه‌های بخش بازاریابی است که بر روی ایجاد رابطه مناسب با مردم برای ایجاد تصویر مثبت از شرکت تمرکز دارد. در ادامه توضیحات بیشتری در این خصوص ارائه خواهیم داد.
تفاوت روابط عمومی با بازاریابی
بازاریابی بر روی ترویج و فروش یک محصول خاص تمرکز دارد؛ در حالی که روابط عمومی وظیفه حفظ شهرت و ایجاد ارتباط را انجام می‌دهد. از طرفی بخش بازاریابی با استفاده از تکنیک‌های جایگذاری محصول، تبلیغات و قیمت‌گذاری به دنبال قانع کردن مشتریان و تحریک آن‌ها برای خرید است؛ اما روابط عمومی بر روی افزایش حضور و ایجاد تصویر مثبت طولانی مدت از برند تمرکز دارد.
تفاوت روابط عمومی با تبلیغات
تبلیغات بخشی از بازاریابی است که هدف آن جلب توجه مردم به محصولات و خدمات از طریق آگهی‌های پولی است؛ اما روابط عمومی برای به دست آوردن جایگاه هزینه‌ای پرداخت نمی‌کند. هدف این بخش ایجاد رابطه سودمند و متقابل بین برند و عموم است.
برای ارائه توضیحات بیشتر وظایف این بخش‌ها را در 4 دسته بررسی خواهیم کرد.
- وظایف روزانه: یک روز عادی از زندگی متخصص روابط عمومی با نوشتن بیانیه‌های مطبوعاتی، ارتباط با رسانه‌ها، مدیریت بحران و ارائه داستان سپری می‌شود؛ اما یک بازاریاب بر روی ایجاد کمپین‌های تبلیغاتی برای ارائه محصول یا خدمات، انجام تحقیقات مشتری و اجرای تبلیغات اختصاص پیدا می‌کند.
- حوزه تمرکز: تمرکز متخصص روابط عمومی بر روی ایجاد روابطی است که ارزش افزوده برند را بهبود می‌کند؛ اما بازاریابان بر روی برآورده کردن نیازهای مشتریان، جذب مشتری جدید و ارتقا کیفیت محصول تمرکز دارند.
- مخاطب هدف: مخاطبان هدف بخش روابط عمومی رسانه‌ها، روزنامه‌نگاران، کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفعان است؛ اما مخاطبان هدف بخش بازاریابی مشتریان هستند.
- معیارهای عملکرد: موفقیت کمپین‌های روابط عمومی با سهم صدای برند، مشارکت اجتماعی و قدرت دامنه سنجیده می‌شود؛ اما کمپین‌های بازاریابی با میزان فروش، ترافیک، هزینه به ازای کلیک و میزان بازگشت سرمایه مورد سنجش قرار می‌گیرد.
جمع‌بندی
روابط عمومی بخش بسیار مهم در سازمان‌ها و شرکت‌ها است که پتانسیل بسیار بالایی در برندسازی و جذب و حفظ مشتریان دارد. متخصصان روابط عمومی در سازمان تلاش می‌کنند تا اعتبار یک برند را حفظ کرده و تصویر مثبتی از آن در جامعه ایجاد کنند؛ بنابراین وظایف روابط عمومی طیف گسترده‌ای را شامل می‌شود که از جمله آن‌ها می‌توان به داستان‌سرایی در مورد برند، ایجاد ارتباط موثر با مشتریان، شبکه‌سازی با سهام‌داران و سرمایه‌گذاران و مدیریت شرایط بحرانی اشاره کرد.
خوشحال می‌شویم نظرات خودتان را در مورد این مقاله با ما به اشتراک بگذارید.
یادگیری موضوعات جدید و اشتراک گذاری آن با دیگران همیشه برام جالب بوده و هست. همین مساله سبب شد تا به حوزه تولید محتوا بیام. در این مسیر سعی می کنم بهترین محتوا را در اختیار مخاطبان قرار بدم؛ البته هنوز در ابتدای راه هستم و این مسیر ادامه دارد.
دیدگاه ها