تیم تولید محتوا نقش پیشران و شتاب دهنده را در بازاریابی محتوایی و مدرن ایفا می‌کند. این تیم با ارائه محتوا در انواع فرمت‌ها، سعی در جذب مخاطب هدف کسبوکار را دارد. یک تیم تولید محتوا حرفه ای نقش اصلی را در ایجاد آگاهی از برند در مخاطبان، افزایش تعامل و نرخ تبدیل آنها را برعهده دارد.
تیم تولید محتوا را می‌توان به یک ارکستر سمفونی تشبیه کرد. هرکدام از نوازندگان ساز خاصی می‌نوازند اما صدای سازها و عملکرد هر فرد به‌طور جمعی موجب خلق یک قطعه هنری دلنشین می‌شود. درست مثل اعضای ارکستر، نقش و وظیفه تک‌تک اعضای تیم محتوا هم باید مشخص شده باشد.
اما تیم تولید محتوا حرفه ای از چه نقش‌هایی تشکیل شده است و ساختار آن چگونه است؟ چه زمان به تشکیل این تیم نیاز داریم و چه زمانی بهتر است سفارش تولید محتوا را برون سپاری کنیم؟ چرا با وجود اهمیت تولید محتوا و بازاریابی محتوایی، طبق آمار تنها 35% از کسبوکارها تیم محتوا دارند؟
در ادامه به اهمیت، ساختار و عملکرد تیم تولید محتوا می‌پردازیم و همچنین چالش‌های تیم‌سازی در حوزه محتوا را بررسی کرده و روش‌های سنجش عملکرد این تیم را تشریح می‌کنیم.
چرا به تیم تولید محتوا نیاز داریم؟ جایگاه محتوا در سازمان
بازاریابی دیجیتال در سال‌های اخیر شدیداً رقابتی شده است. در چنین فضایی، تولید محتوا دیگر مکمل فعالیت‌های مارکتینگ محسوب نمی‌شود، بلکه وجودش یک ضرورت است. تیم تولید محتوا به‌عنوان عصای دست استراتژی‌های ارتباطاتی کمپانی عمل می‌کند.
هر محتوا باید با مأموریت اصلی، اهداف و لحن برند همسو باشد. در دپارتمان محتوا مجموعه متنوعی از موقعیت‌های کاری گرد هم می‌آیند تا حضور کسبوکار در پلتفرم‌های آنلاین منسجم و باثبات شود. سازمان به‌جای حضور منفعل در فضای مجازی، با یک تیم تولید محتوا اختصاصی برای مخاطبانش روایت‌های الهام‌بخش می‌سازد.
مزایای تیم تولید محتوا؛ نگاهی به اثرات حضور متخصصان محتوایی در سازمان
فارغ از هدف یک تیم تولید محتوا حرفه ای، نباید از فواید متعدد ایجاد چنین دپارتمانی درون کسبوکار غافل شد. مزایای حضور کادری از متخصصان در یک شرکت می‌تواند استراتژی بازاریابی محتوایی را به برگ برنده تبدیل کند. در ادامه با مهم‌ترین تأثیرات تیم تولید محتوا اختصاصی آشنا می‌شوید.
ثبات در اشاعه پیام و صدای برند
حاصل کار یک تیم تخصصی محتوا، انتشار مطالب برای انعکاس صدا و پیام برند است. انواع محتوای تولید‌شده توسط تیم اعم‌از مقاله بلاگ، ویدیو یا پست شبکه اجتماعی، ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی برند را پخش می‌کند. ثبات موجب جلب اعتماد و شناخت مخاطب از کسبوکار می‌شود. در نتیجه، هویت برند تحکیم خواهد شد.
کیفیت بالای محتوا
اگر نویسنده محتوا، طراح گرافیک، تدوین‌گر ویدیو و متخصص سئو در قالب یک تیم حرفه‌ای کار کنند، مطلبی با کیفیت شگفت‌انگیز تولید خواهد شد. یک تیم اختصاصی مهارت‌ها و دیدگاه‌های متنوعی را به تقویم محتوا اضافه خواهد کرد.
نتیجه این تنوع از نظر ظاهری بسیار دل‌انگیز خواهد بود و به دل مخاطب می‌نشیند. علاوه‌برآن، خروجی کار برای موتورهای جستجو کاملاً بهینه می‌شود. از این طریق، محتوا رتبه خوبی در صفحه نتایج کسب می‌کند و با رتبه‌ای برتر توسط کاربران وب دیده خواهد شد.
تطبیق‌پذیری با برنامه‌ها و تولید سریع محتوا
داشتن یک گروه حرفه‌ای بر بازده فرایند تولید محتوا می‌افزاید. در اثر آن، تولید و انتشار مطالب با بازده بیشتری انجام خواهد شد. این چالاکی در انجام کارها برای پاسخ به ترندهای نوظهور، تغییرات فصلی و فرصت‌های غیرمنتظره ضروری است. تطبیق‌پذیری با شرایط مختلف، برند را همیشه در ذهن مخاطب زنده نگه می‌دارد.
هم‌راستایی استراتژیک با اهداف کسبوکار
همکاری نزدیک تیم محتوا با سایر دپارتمان‌ها باعث می‌شود خروجی کار در راستای اهداف بلندمدت کمپانی قرار بگیرد. اگر تقویم محتوا با عملکرد بخش‌های دیگر مثل فروش یا پشتیبانی هماهنگ باشد، نتیجه خارق‌العاده‌ای کسب خواهد شد. جذب ترافیک، ساخت لید و توسعه رابطه با مشتری از آثار این رویکرد استراتژیک هستند.
تصمیم‌گیری داده‌محور و پیشرفت پیوسته
در تیم اختصاصی تولید محتوا معمولاً یک مدیر پروژه با دادههای تحلیلی روی کارها نظارت دارد. بررسی عملکرد محتوا، رفتار مشتریان و طراحی استراتژی جدید را می‌توان با تحلیل داده‌ها انجام داد. رویکرد داده‌محور در بهبود دائمی و ارتقاء کیفیت محتوا تأثیر دارد. با این رویکرد، اثرگذاری مطالب همیشه حفظ می‌شود.
مدیریت بهینه منابع
برون سپاری محتوا مورد نیاز دپارتمان‌های مختلف سازمان به خود این بخش‌ها در اکثر مواقع موجب اتلاف منابع و شلختگی کار می‌شود. حضور یک تیم تولید محتوای درون‌سازمانی تمرکز، افزایش بهره‌وری و تخصیص بهینه منابع را به همراه خواهد داشت.
در این حالت همه دپارتمان‌ها فقط مشغول وظایف تخصصی خودشان خواهند بود و بازدهی سازمانی به حداکثر می‌رسد.
ساختار یک تیم حرفه‌ای تولید محتوا؛ بررسی نقش‌های کلیدی در دپارتمان محتوایی
در ساختار تیم تولید محتوا باید سه اصل همکاری، ارتباط شفاف و تطابق استراتژیک با ایده‌های کسبوکار رعایت شوند. تیم محتوا باید همچون واحد یکپارچه و منسجم عمل کند تا تخصص هر فرد، مکمل دیگری باشد. از این طریق یک جریان ثابت از ایده‌پردازی تا اجرا تحقق خواهد یافت.
گاه شاید وظایف نقش‌های مختلف مثل مدیر محتوا با متخصص سئو هم‌پوشانی داشته باشد. هرچند در حالت ایده آل وجود هم‌پوشانی توصیه نمی‌شود اما در برخی موارد شاید راهگشا باشد. در زیر، مهم‌ترین نقش‌های افراد در تیم تولید محتوا را همراه مهارتهای هرکدام معرفی کرده‌ایم.
مدیر محتوا
بی‌تردید بخش‌های زیرمجموعه کسبوکار به یک مسئول نیاز دارند. دپارتمان محتوا نیز از این قاعده مستثنی نیست. مدیر محتوا وظیفه نظارت بر توسعه و اجرای استراتژی محتوا را برعهده دارد. او به فعالیت‌های سایر اعضای تیم سروسامان می‌دهد.
مسئول تیم محتوا علاو‌ه‌بر تخصص فنی و احاطه به اهداف سازمان، باید از مهارتهای نرم برای برقراری ارتباط با دیگران برخوردار باشد.
استراتژیست محتوا
استراتژیست محتوا با طراحی برنامه‌های اختصاصی به فعالیت تیم جهت می‌دهد و نقشی کلیدی در ساختار تیم تولید محتوا دارد. استراتژیست، فرمت، سبک و پلتفرم انتشار مطالب را مشخص خواهد کرد. برنامه‌ریزی کلی برای فازهای مختلف کاری و طراحی کمپین‌ها بر عهده طراح استراتژی است.
برای تدوین استراتژی محتوا مواردی مثل نیاز و سلیقه مخاطب و همچنین وضعیت بازار باید بررسی شوند. تعریف هدف هر محتوا و ساخت برنامه‌هایی منطبق با اهداف سازمان نیاز به تفکر استراتژیک دارد. استراتژیست خوب دارای دانش سئو، مدیریت پروژه و تحلیل داده است. او می‌تواند راه رسیدن به اهداف را به یک رویکرد عملیاتی تبدیل کند.
نویسنده محتوا و کپی رایتر
نویسندگان محتوا، سخنگویان کسبوکار به شمار می‌آیند. آنها باید مقالات و نوشته‌هایی جذاب، آگاهی‌بخش و متقاعدکننده برای فرمت‌های مختلف مثل پست بلاگ، مقاله جامع، کپشن شبکه اجتماعی و ایمیل مارکتینگ تولید کنند.
این افراد باید از توانایی نگارشی و روایت‌پردازی غنی برخوردار باشند. خلاقیت، سازگاری با لحن‌ها و سبک‌های مختلف و تسلط بر سئو محتوا از مهارتهای کلیدی نویسندگان هستند.
طراح گرافیک
حاصل تلاش‌های تیم محتوا فقط در قالب فرمت متنی نخواهد بود. یک برند برای حضور پرقدرت در صفحه نتایج و شبکه‌های اجتماعی به انواع تصاویر (عکس و اینفوگرافیک) نیاز دارد. تصویرسازی محتوا بر عهده طراح گرافیک است.
فیلمبردار و ادیتور ویدیو
اکنون موفق‌ترین کسبوکارها، تولید محتوای ویدیویی را در دستور کارشان قرار داده‌اند. متخصص محتوای ویدیویی نه‌تنها باید در فیلمبرداری، ویرایش و افزودن افکت‌ها خبره باشد بلکه باید بتواند یک سناریوی جذاب برای کلیپ‌های تصویری بنویسد.
کارشناس محتوای ویدیویی باید ایده‌های مختلف را در قالب ویدیوهای تماشایی تولید کند. اگر خروجی کار این نیرو در کوتاه‌ترین زمان ممکن توجه مخاطب را جلب کند، فوایدی مثل وایرال شدن نصیب برند خواهد شد.
مدیر شبکه‌های اجتماعی
در روزگار کنونی، دود نادیده‌گرفتن شبکه‌های اجتماعی فقط به چشم خود کسبوکار می‌رود. مدیر شبکه اجتماعی مسئولیت توزیع محتوا در پلتفرم‌های مختلف سوشال را برعهده دارد. او باید بتواند توجه مخاطب را ظرف چند ثانیه ربوده و بیننده را سرگرم کند. مدیر موفق سوشال مدیا می‌تواند ترافیک موجود در پلتفرم را به سمت کانال‌های اصلی مثل سایت هدایت کند.
متخصص سئو
بدون حضور متخصص سئو، بعید است فعالیت‌های تیم تولید محتوا به جای خاصی برسد. یک کارشناس سئو به ترفندها و راهکارهای بهینه‌سازی محتوا برای موتورهای جستجو مسلط است. او به برند کمک می‌کند تا در فضای مجازی، بیشتر و بهتر دیده شود.
تسک‌هایی مثل کیورد ریسرچ، بهینه‌سازی صفحات سایت و لینک‌سازی جزو وظایف این عضو تیم هستند. او به‌طور نزدیک با نویسندگان و استراتژیست همکاری دارد تا محتوا با جدیدترین ترفندهای سئو منتشر شوند.
ویراستار محتوا
پیش از انتشار نهایی هر مطلب، یکی از اعضای تیم باید به بررسی آنها بپردازد. ویراستار محتوا وظیفه بازبینی و نظارت روی کیفیت محتوای تولید‌شده را برعهده دارد. فرایند بازبینی و ویرایش پیش‌نویس‌ها فقط برای برطرف‌کردن خطاها انجام نمی‌شود.
چگونه یک تیم محتوا بسازیم؟ مراحل تشکیل دپارتمان محتوا
برای تشکیل تیم محتوای حرفه‌ای، مدیران کسبوکار باید به‌دقت برنامه‌ریزی کنند. دوراندیشی و درک عمیق نیازهای شرکت برای گردآوری یک تیم خبره ضروری است. برای تشکیل تیم، بهتر است یک استراتژیست یا مدیر محتوا از همان ابتدای تیم‌سازی حضور داشته باشد.
نکات پایین هم در راه‌اندازی اولیه تیم و هم برای گسترش آن مفید واقع خواهند شد.
۱- تعریف اهداف محتوایی
گردانندگان کمپانی باید هدف بلندمدت کسبوکار و همچنین هدف جداگانه پروسه تولید محتوا را مشخص کرده باشند. آیا هدف افزایش آگاهی از برند است؟ یا آنکه مدیران به‌دنبال جذب ترافیک، ساخت لید یا جمع‌آوری مستقیم مشتری هستند؟
هدف از تشکیل یک تیم تولید محتوا باید در اولین مرحله ترسیم شود. سپس به‌کمک یک استراتژیست یا مدیر محتوا، برنامه‌های این دپارتمان جهت کمک به کسبوکار تعیین گردد. استراتژی اولیه مانند یک نقشه راه برای نیروها و مهارتهای مورد نیاز تیم عمل خواهد کرد.
۲- تعیین نقش‌های کلیدی و مهارتهای ضروری
بر اساس نقشه راه، پوزیشن‌های ضروری برای شروع فعالیت‌های تیم باید شناسایی شوند. استراتژیست‌‌ها، نویسندگان، دیزاینرها، سازندگان ویدیو و البته متخصصان سئو جزو ضروری‌ترین نیروها در هر تیم تولید محتوا هستند. همچنین در راستای پیشبرد کارها، مهارتهای ضروری هر نقش باید تعیین شوند.
۳- تخصیص بودجه و منابع لازم
هزینه‌های تشکیل تیم فقط به حقوق محدود نمی‌شود. مخارجی مثل زیرساخت و ابزارها نیز باید در هزینه‌ها گنجانده شوند. سرمایه مورد نیاز برای استخدام یا تعلیم نیروها و تکنولوژی‌هایی مثل سیستم مدیریت محتوا باید خیلی زود تعیین شود. بودجه اختصاص‌یافته به تیم باید با سود برنامه‌ریزی‌شده هم‌خوانی داشته باشد.
۴- استخدام برترین استعدادها
در گردآوری یک گروه تخصصی از نیروی انسانی، مرحله استخدام قطعاً حیاتی‌ترین بخش کار است. در پروسه استخدام باید به‌دنبال افرادی بود که نه‌فقط از مهارتهای ضروری برخوردارند بلکه با ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی نیز هماهنگ هستند.
کاندیدای مورد نظر برای حضور در تیم باید سوابق درخشان، توانایی کار تیمی و همچنین خلاقیت داشته باشد. در صورت نیاز می‌توان ترکیبی از نیروهای درون‌سازمانی با فریلنسرها را ایجاد کرد. این تصمیم بر اساس بودجه موجود و میزان محتوای مورد نیاز گرفته می‌شود.
۵- توسعه یک جریان کار بهینه
از ایده‌پردازی تا ساخت و انتشار، روند کار باید کاملاً ساده، سرراست و پر‌بازده باشد. ایجاد جریان کار مؤثر در دپارتمان محتوا بخشی از مراحل طراحی این تیم است. نحوه ایجاد ایده‌ها، مسئولیت هر مرحله از کار و رویکرد بازبینی باید تعیین شده باشد. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه در این مرحله پیشنهاد می‌شود.
۶- تأمین ابزارهای مورد نیاز تیم محتوا
بهره‌وری فقط به استعداد و پشتکار نیروی انسانی وابسته نیست. استفاده از ابزارها حالا جزو ضروریات بازاریابی محتوایی است. ابزارهایی مانند ترلو برای مدیریت پروژه یا سیستم‌های مدیریت محتوا مثل وردپرس برای سامان‌دهی به محتوای سایت استفاده می‌شوند.
۷- توسعه تیم محتوا
ساختار تیم باید طوری از ابتدا طراحی شده باشد که دست مدیران برای توسعه آن باز باشد. با رشد کسبوکار، نیاز به محتوا نیز بیشتر می‌شود و برای تأمین محتوا باید دپارتمان مربوطه گسترش یابد. ایجاد یک ساختار مقیاس‌پذیر از ابتدای طراحی تیم، از دردسرهای آینده جلوگیری خواهد کرد.
اندازه‌گیری موفقیت تیم تولید محتوا؛ روش‌هایی برای ارزیابی اثرگذاری
مدیران کسبوکار برای بررسی نتایج سرمایه‌گذاری‌شان روی یک تیم تولید محتوا باید قادر به اندازه‌گیری موفقیت دپارتمان باشند. بررسی تأثیر محتوای تولید‌شده و سهم آن در سود سازمان کار ساده‌ای نیست. اما خوشبختانه معیارهایی برای این کار وجود دارد.
در بخش زیر، دو روش اصلی برای اندازه‌گیری موفقیت تیم تولید محتوا معرفی کرده‌ایم. با اجرای این راهکارها، مدیران می‌توانند به نقاط ضعف و قوت تیم پی ببرند.
استفاده از KPI برای سنجش عملکرد تیم محتوا
شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicators ابزارهایی ضروری برای تعیین کمیت اثرگذاری محتوا هستند. انواع KPI در واقع معیارهایی عینی و شفاف در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهند که به درک نحوه عملکرد تیم کمک خواهند کرد.
برای مثال، معیار سنجش ترافیک نوعی KPI محسوب می‌شود. بررسی بازدید صفحات و تعداد بازدیدکنندگان خاص در زمینه دیتای ترافیک قرار می‌گیرند. همچنین یک سری KPI برای بررسی انگیجمنت یا همان تعامل کاربر با محتوا توسعه یافته‌اند.
این دسته از معیارها میانگین زمان حضور کاربر در صفحه، نرخ پرش و تعداد کامنت‌ها را مشخص می‌کنند. نرخ تبدیل، شاخص‌های سئو، کیفیت لینک‌ها و رنکینگ به ازای کلمات کلیدی از دیگر شاخص‌های مهم برای سنجش حاصل کار دپارتمان محتوا هستند.
روش‌های ارزیابی و بهبود مستمر
به‌جز KPIها، فرایندهای ارزیابی مستمر نیز به ادامه روند موفقیت‌آمیز تیم تولید محتوا کمک خواهد کرد. بازبینی منظم عملکرد اعضای تیم در دوره‌های زمانی ثابت، نمایی از عملکرد هر نیرو را ارائه خواهد داد. سهم هرکدام از اعضای تیم در رسیدن به اهداف از پیش تعیین‌شده با بررسی کارنامه عملکردش قابل تعیین است.
برای بررسی میزان موفقیت تیم می‌توان سازوکاری برای مقایسه عملکرد با رقبای موفق فراهم کرد. تهیه بنچ‌مارک مقایسه با رقیبان، جایگاه تیم در بازار را مشخص خواهد کرد. از این طریق برتری رقبا و ضعف کادر درون‌سازمانی مشخص می‌شود.
تیم تولید محتوای حرفه‌ای، پلی بین کسبوکار و سودآفرینی
کسب‌وکارهای موفق در هر صنعتی حالا دیگر یا دارای تیم تولید محتوا هستند یا آن را برون‌سپاری کرده‌اند. با‌توجه‌به اهمیت دپارتمان درون‌سازمانی برای محتوا، در این مقاله ساختار و مزایای کادر محتوایی را بررسی کردیم. همچنین به فرایند کار، نحوه تشکیل و چالش‌های تیمهای موفق پرداختیم.
حقیقت این است که وجود یک ساختار تیم تولید محتوا به‌صورت درون‌سازمانی، ضرورت نیست. با برون‌سپاری محتوا می‌توان در زمان و منابع سازمان صرفه‌جویی کرد. سفارش تولید محتوا به آژانس‌های معتبر محتوا یا فریلنسرها حالا دیگر به یک روتین تبدیل شده است.
اکنون نوبت شماست که به ما یاد بدهید. درباره تیمهای محتوایی چه نظری دارید؟ کدام راهکار را برای تأمین محتوا پیشنهاد می‌کنید؟ به‌نظرتان ایجاد دپارتمان محتوا برای کدام کسبوکارها به‌صرفه است؟ دیدگاه ارزشمندتان را در بخش نظرات با ما و سایر خوانندگان به اشتراک بگذارید.
