برون سپاری تولید محتوا یا Content Creation Outsourcing به زبان ساده عبارت است از محول‌کردن تولید محتوا به افراد یا شرکت‌هایی خارج از سازمانِ خودی. انواع محتوا مثل متن، تصویر، ویدیو یا حتی اینفوگرافیک را می‌توان به‌صورت برونسپاری تهیه کرد.
در سال ۲۰۲۲ حدود ۷۵ درصد از کسب‌وکارهای بزرگ B2B، برون سپاری تولید محتوا را در دستور کار قرار دادند! این آمار، ادعای مؤسسه کانتنت مارکتینگ (CMI) است. همچنین طبق گزارش نیویورک تایمز، بیش از ۷۰ درصد بیزنس‌ها نمی‌توانند محتوای استراتژی‌شان را در موعد مقرر آماده کنند.
آماروارقامِ فوق، اهمیت برونسپاری در بازاریابی محتوایی را نشان می‌دهد. تولید محتوا راه اصلی برقراری ارتباط با مخاطبان هدف است. به‌همین‌خاطر محول‌کردن این وظیفه حساس به دیگران آسان نیست اما نگران نباشید! اگر قصد دارید ساخت محتوای کسب‌وکارتان را به دیگران بسپارید، این مقاله برای شما نوشته شده است.
در این مطلب از بلاگ تسمینو، زیروبم برون سپاری محتوا را بررسی کرده‌ایم. مزایا و معایب این راهکار همراه با مراحل، نکات مهم و چالش‌هایش در بخش‌های مختلف مقاله شرح داده شده است. همچنین معیارهای انتخاب بهترین فریلنسرها یا شرکت‌ها برای برون سپاری محتوا را توضیح داده‌ایم. اگر تا پایان این مقاله همراه‌مان باشید، جواب همه سؤالات‌تان را دریافت خواهید کرد.
مزایای برونسپاری محتوا؛ استفاده بهینه از زمان و بودجه
شرکت‌های بزرگ‌وکوچک، برون سپاری تولید محتوا را به دلایل مختلفی انجام می‌دهند. همه تلاش‌ها برای ساخت محتوای بی‌نقص با هدف برقراری ارتباط با مخاطبان، افزایش اعتبار برند و در نهایت فروش انجام می‌شود. پس باتوجه‌به نقش حیاتی Content Creation ، باید دلایل قانع‌کننده‌ای برای برونسپاری آن وجود داشته باشد.
در این بخش، مزایا برون سپاری تولید محتوا را به‌صورت موردی بررسی می‌کنیم.
۱- مقرون‌به‌صرفگی تولید محتوا
کسب‌وکارها همیشه در تلاش‌‌اند تا هزینه‌های نهایی فعالیت‌ها را کاهش دهند. استخدام نیروهای درون‌سازمانی (In-house) و تمام‌وقت با احتساب حقوق، مزایا و سایر هزینه‌ها می‌تواند گران تمام شود. حتی هزینه‌های پنهانی مثل تربیت نیروهای تازه‌کار نیز وجود دارند.
نباید از یاد برد که کارکرد اصلی هر نوع برونسپاری، صرفه‌جویی در هزینه است. با برونسپاری کار به خارج از سازمان، فقط هزینه خود محتوا پرداخت می‌شود. در این حالت دیگر خبری از حقوق و پاداش نیروهای داخلی نیست و مخارج مربوط به استقرار و فعالیت کارمندان نیز کاهش خواهد یافت.
۲- صرفه‌جویی در زمان
تولید انواع محتوا مراحل مختلفی دارد. از تهیه بریف محتوا توسط تیم سئو تا تحقیق‌وبررسی درباره موضوع توسط نویسنده و نگارش نهایی، همه جزو فرایند تولید محتوا هستند. به‌همین‌خاطر ساخت کانتنت مخصوصاً در حوزه‌های پررقیب طولانی می‌شود.
در صورت سپردن کار به فریلنسرها یا آژانس‌ها، سازمان می‌تواند با تمرکز بیشتر به سایر فعالیت‌ها رسیدگی کند. قطعاً اگر زمان بیشتری صرف تحقیقات تجاری و بررسی رقبا شود، تیم بازاریابی با دید بهتری محتوا را سفارش خواهد داد.
همچنین با سفارش تولید محتوا به آژانس‌های معتبر، تحویل سفارش در موعد مقرر قطعی می‌شود. با دریافت به‌موقع محتوا، مدیریت زمان آسان می‌شود و کسب‌وکارها دیگر از رسیدن به اهداف‌شان عقب نمی‌مانند.
۳- سپردن کار به نیروهای ماهر
آژانس‌های معتبرِ تولید محتوا، بهترین نیروها را استخدام می‌کنند. نویسندگان حرفه‌ای قادرند حجم زیاد محتوا را در کمترین زمان با حداکثر کیفیت تحویل دهند. بااین‌وصف، مزیت دیگر برون سپاری تولید محتوا، به‌کارگیری نیروهای خبره است.
گردآوری یک تیم تولید محتوا خبره درون‌سازمانی برای فعالیت‌های محتوایی، پیچیدگی‌های خاص خودش را دارد. برونسپاری به شرکت‌های حرفه‌ای، دسترسی به نویسندگان، طراحان و استراتژیست‌های حرفه‌ای را تسهیل می‌کند. محتوا‌سازان مجرب قادرند هر نوع کانتنت را دقیقاً طبق سفارش کسب‌وکار و با کیفیت بی‌نظیر تولید کنند.
۴- مقیاس‌پذیری آسان
حجم مطالب مورد نیاز در تقویم محتوایی همواره یکسان نیست و بستگی به وضعیت کسب‌وکار دارد. برون سپاری تولید محتوا نوعی انعطاف‌پذیری در حجم کار خروجی را به ارمغان می‌آورد. سفارش‌دهندگان می‌توانند بدون نگرانی، مقیاس تولید محتوا را کاهش یا افزایش دهند.
حالتی را فرض کنید که تعداد محتوای مورد نیاز یک ماه، کمتر از مطالب ماه قبل باشد. در این وضعیت، حقوق پرداختی به نیروها ثابت است اما کارکرد سازمانی کاهش می‌یابد. همین موجب بروز پیچیدگی‌های متعددی خواهد شد.
۵- ثبات در کیفیت محتوا
در تدوین استراتژی محتوا، حفظ ثبات در کیفیت یکی از مهم‌ترین معیارها است. انتشار محتوای بی‌نقص طبق برنامه زمانی و بدون تأخیر، چالش‌برانگیز است. شرکت‌ها و فریلنسرهای تولیدکننده محتوا از نظم بالایی برخوردارند. با برونسپاری محتوا، جریان ثابتی از محتوای درجه یک به کسب‌وکار تحویل داده می‌شود.
نیروهای برون‌سازمانی قادرند کیفیت بالای کار خروجی را برای هر میزان از سفارش حفظ کنند. حفظ ثبات هم در زمان انتشار و هم از نظر کیفیت مقالات، اعتبار برند نزد مخاطبان را تقویت خواهد کرد. همچنین ارزش دامنه سایت کسب‌وکار نیز افزایش می‌یابد.
۶- ساخت محتوای نو
تولیدکنندگان حرفه‌ای محتوا می‌توانند برای یک موضوع خاص، چند مطلب غیرتکراری و یونیک تولید کنند. در هرکدام از این مطالب، سبک خاصی به‌چشم می‌خورد و خبری از ایده‌های تکراری نیست. آژانس‌های محتوا از نیروهایی با این توانایی استفاده می‌کنند.
۷- دسترسی به ابزارها و فناوری‌های تخصصی
نویسندگان فریلنسر و آژانس‌ها برای عقب نماندن از مهارت‌های ترند بازار دائماً در‌حال یادگیری هستند. این افراد برای دریافت پروژه‌های برونسپاری محتوا جلوتر از رقبایشان، از ابزارهای تخصصی بهره می‌برند. ابزارهای سئو، تحلیل محتوا، تحقیق کلمات کلیدی و ویرایش همگی جزو ملزومات تولید محتوا هستند.
۸ – کاهش میزان ریسک
یکی از ویژگی‌های آژانس‌های برتر تولید محتوا، تضمین کیفیت و تحویل به‌موقع سفارش‌هاست. در برونسپاری، طرف ارائه‌دهنده خدمات همه مسئولیت‌های تهیه بهترین محتوا تا موعد مقرر را بر عهده خواهد گرفت. از این طریق، فشار روی تیم داخلی کسب‌وکار کمتر می‌شود. در نتیجه، محتوای خوب قبل از ددلاین معین‌شده در دسترس قرار خواهد گرفت.
معایب برونسپاری تولید محتوا
اوت‌سورسینگ همیشه هم خوب نیست. تولید محتوا در قالب برونسپاری شاید به ضرر کسب‌وکار نیز تمام شود. هیچ مدیری نمی‌خواهد در نمایش نام برند و برقراری ارتباط با مخاطب هدف مرتکب اشتباه شود. در ادامه، رایج‌ترین معایب برون سپاری تولید محتوا را بررسی کرده‌ایم.
۱- کیفیت نامطلوب محتوا
در تولید محتوا، کیفیت حرف اول و آخر را می‌زند. پردازش و پیکربندی اطلاعات با استفاده از دادههای صحیح درون مناسب‌ترین فرمت محتوا، کیفیت را تعیین می‌کند. وقتی محتوا جایی بیرون از سازمان تولید می‌شود، ممکن است حساسیت‌هایی بابت کیفیت کار به‌وجود بیاید.
بی‌تردید، همه فریلنسرها و آژانس‌های محتوایی در یک رده از توانایی و مهارت قرار ندارند. این امر روی کیفیت تأثیر خواهد گذاشت. اگر محتوای برون‌سپاری‌شده در حد استانداردهای حوزه نباشد، نه‌تنها جذب مخاطب و فروش با مشکل روبه‌رو می‌شود بلکه شهرت برند نیز لطمه خواهد خورد.
۲- کمبود دانش موضوعی در حوزه موردنظر
برای تولید بهترین محتوا، برخورداری از دانش تخصصی در حوزه موردنظر یک برتری است. طبیعتاً نیروهای درون‌سازمانی با شرط تسلط روی حوزه کاری شرکت استخدام خواهند شد. ولی نویسندگان و تولیدکنندگان خارج از سازمان شاید درک عمیقی از زمینه تخصص کسب‌وکار نداشته باشند.
۳- از دست رفتن هویت برند
محتوای موفق‌ترین برندها، نمایانگر هویت، ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی‌شان است. اگر تولید محتوا به نیروهای نابلد و بی‌تعهد سپرده شود، هیچ تأثیری روی مخاطب هدف نمی‌گذارد. درحالی‌که خواننده متن باید حس کند که مقاله به‌طور انحصاری برای او تهیه شده است.
۴- وابستگی به نیروهای برون‌سازمانی
وابستگی بیش‌ازحد به یک فریلنسر شاید گران تمام شود. اگر تأمین‌کننده محتوا نتواند به وعده‌اش عمل کند، در استراتژی کسب‌وکار خلل ایجاد خواهد شد. وقفه در تحویل محتوای باکیفیت یک ضرر مالی است و از نظر بازاریابی و سئو، همه پل‌های ساخته‌شده را تخریب خواهد کرد.
۵- چالش‌های برقراری ارتباط
در سپردن پروژه‌های محتوایی به دیگران گاه مشکلات ارتباطی پیش می‌آید. اختلاف منطقه زمانی، موانع زبانی، اختلال در شبکه‌های ارتباطی یا بروز سوء‌تفاهم در کارها از مسائل رایج هستند. چالش‌های ارتباطی موجب کندی کارها می‌شوند و احتمال بروز خطا را افزایش می‌دهند. رسیدگی به چنین مسائلی برای هردو طرف طاقت‌فرسا خواهد بود.
۶- به‌خطر افتادن اطلاعات حساس و محرمانه
اشتراک‌گذاری دادههای حساس و محرمانه با تولیدکنندگان محتوا نوعی ریسک محسوب می‌شود. همیشه این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه‌ای مثل استراتژی بازاریابی محتوا لو برود. حتی در برخی موارد از این اطلاعات برای ضربه‌زدن تعمدی به کسب‌وکار استفاده می‌شود.
۷- انباشت هزینه‌ها در بلندمدت
برونسپاری به‌طورکلی در زمینه بازاریابی مقرون‌به‌صرفه است. با‌این‌وجود، وابستگی بیش‌ازحد به فریلنسرها برای حجم زیاد سفارش می‌تواند منجر به انباشت هزینه‌ها شود. مخارج برونسپاری باید به حدی باشد که از هزینه تشکیل تیم درون‌سازمانی بیشتر نشود.
مراحل برونسپاری تولید محتوا؛ چگونه کار را به دیگران بسپاریم؟
وقتی قرار باشد کاری را به دیگران بسپاریم، باید حداقل نقش خودمان را به نحو احسن انجام دهیم. برون سپاری تولید محتوا نیز از این قاعده مستثنی نیست. سپردن Content Creation به دیگران را نباید با خلاص‌شدن از شر فعالیت‌های بازاریابی محتوایی اشتباه گرفت.
برای همه روش های برون سپاری تولید محتوا، مراحل متعددی وجود دارد. پیروی از این مراحل روی کیفیت نهایی سفارش اثرگذار خواهد بود. پس رعایت مراحل برون سپاری محتوا که در زیر به آنها اشاره کرده‌ایم، تضمینی برای درآمدزایی و کسب اعتبار برند است.
۱- هدف‌گذاری برای محتوا
برای برونسپاری ابتدا باید هدف از تولید محتوا مشخص شود. اهداف مختلفی مثل افزایش شهرت برند، هدایت ترافیک یا تولید لید (Lead) برای بازاریابی محتوایی وجود دارد. با برخورداری از یک برنامه هدفمند، فرمت کار (مقاله بلاگ، ویدیو یا پست شبکه اجتماعی) نیز تعیین می‌شود.
درک دلایل نیاز به محتوا و اهداف عینی تولید آن، موجب تسهیل برقراری ارتباط با نیروی برون‌سازمانی و توضیح بریف محتوایی سفارش به او می‌شود. هرچه هدف‌گذاری محتوایی واقع‌بینانه‌تر باشد، تأمین‌کننده محتوا نیز درک کاملی از خواسته‌ها خواهد داشت.
۲- بودجه‌بندی برای برونسپاری
برای پرداخت قیمت برون سپاری تولید محتوا باید یک بودجه مشخص در نظر گرفته شود. هزینه برونسپاری هم شامل قیمت هر واحد محتوا می‌شود و هم پرداختی‌های دیگر مثل نرخ ویراستاری را در بر می‌گیرد. تعیین بودجه پیش از آغاز کار، به پیداکردن تأمین‌کننده‌ای متناسب با وضعیت مالی کمک می‌کند.
۳- تحقیق‌وبررسی درباره ارائه‌دهندگان خدمات برونسپاری
یکی از مهم‌ترین فاکتورها در کیفیت خروجی برونسپاری، توانایی و اعتبار ارائه‌دهنده سرویس است. با تهیه فهرستی از تولیدکنندگان محتوا می‌توان پروسه انتخاب را به‌راحتی انجام داد. طرف مقابل باید از نظر مهارت و تحویل به‌موقع کارها ثابت‌شده باشد.
اقداماتی از قبیل بررسی پورتفولیو، مطالعه بازخورد مشتریان، پرس‌وجو از افراد مطلع و بررسی نمونه کارها به شناسایی بهترین کاندید کمک می‌کند.
۴- برگزاری جلسات مصاحبه و بررسی پروپوزال
پس از شناسایی مناسب‌ترین گزینه‌ها برای برونسپاری تولید محتوا، از هرکدام یک پروپوزال درخواست کنید. اگر فریلنسر یا آژانس برای استراتژی بازاریابی کسب‌وکار برنامه‌ای خاص داشته باشد یک نکته مثبت است.
۵- تهیه گایدلاین و بریف محتوایی
گاه شرکت‌های حرفه‌ای تولید محتوا خدماتی مثل طراحی سیر محتوایی را نیز عرضه می‌کنند. با‌این‌وجود، تحویل یک بریف محتوا دقیق به نیروی برون‌سازمانی روی کیفیت کار اثرگذار است. با تدوین بریف در واقع لحن برند، مخاطب هدف و سرچ اینتنت مشخص می‌شود.
۶- تعیین مسیر ارتباطی برای هماهنگی‌ها
برترین آژانس‌های محتوا سازوکاری فراهم می‌کنند که مشتری به‌طوردائم در جریان کارها باشد. پرس‌وجو درباره یک مسیر ارتباطی و تعیین پلتفرم خاص برای هماهنگی‌ها جزو مراحل برون سپاری محتوا است. مدیریت پروژه از جانب کسب‌وکار، کیفیت محتوا را تضمین می‌کند.
۷- عقد قرارداد رسمی برون سپاری محتوا
همکاری بین طرفین باید رسمی شود. پس از انتخاب آژانس محتوایی یا فریلنسر، امضای قرارداد برای همکاری ضروری است. در قرارداد باید موارد تحویلی در سفارش، ددلاین‌ها، نحوه پرداخت، بندهای حفظ اسرار و حق مالکیت بر محتوا مشخص شود. قرارداد حرفه‌ای جلوی بروز هرگونه تعارض را می‌گیرد و انتظارات منطقی از طرفین ایجاد می‌کند.
۸- بررسی خروجی کار و ارائه بازخورد
محتوای برون‌سپاری‌شده پس از دریافت باید به‌طورمنظم بررسی شود. پس از انتشار محتوا، می‌توان با استفاده از ابزارهای سئو و بررسی انگیجمنت، عملکرد کار را تحلیل کرد. ترافیک ورودی، رتبه در صفحه نتایج و نرخ تبدیل از جمله معیارهای مهم هستند.
در صورت رضایت‌بخش نبودن عملکرد محتوا باید موضوع با طرف تأمین‌کننده در میان گذاشته شود. حتی اگر محتوا هیچ نقصی هم نداشته باشد، ارائه بازخورد می‌تواند به یک همکاری سالم و بهبود کیفیت کمک کند. برای محکم‌کاری، کسب‌وکار می‌تواند پیش از انتشار محتوا، یک دور آن را بازبینی کند.
مهم‌ترین نکات برای برون سپاری تولید محتوا؛ ترفندهایی برای افزایش بازده سفارش‌ها
برونسپاری بخشی از فعالیت‌های هر کسب‌وکار به‌غیراز رعایت مراحل ضروری، نیازمند دقت به جزئیات است. نکات برون سپاری تولید محتوا عبارت‌اند از راهکارهایی که حداکثر بازده همکاری را برای طرفین به ارمغان می‌آورند. در ادامه به چند ترفند کاربردی و مهم توجه کنید.
انتخاب نیروهای مسلط به حوزه فعالیت کسب‌وکار برای برونسپاری
برونسپاری محتوا در صورتی بیشترین راندمان را خواهد داشت که فریلنسر یا آژانس در حوزه کسب‌وکار تخصص داشته باشد. اگر یک محتوا‌نویس با صنعت مورد نظر آشنا باشد، مقاله‌ای متناسب با بازار نوشته خواهد شد. چنین نویسنده‌ای می‌تواند مفاهیم تخصصی را با زبان ساده به مخاطب توضیح دهد.
ایجاد شرایطی برای آنبوردینگ نیروهای برون‌سازمانی
فرایند آنبوردینگ بیشتر برای نیروهای استخدامی اجرا می‌شود اما آشناشدن فریلنسر یا کارکنان آژانس محتوایی با کسب‌وکار مفید واقع خواهد شد. در این حالت، فرد یا آژانس با برند، پرسونای مخاطب، فرهنگ سازمانی، اهداف محتوایی، سبک و لحن کسب‌وکار آشنا خواهند شد.
تدوین تقویم محتوایی برون سپاری با مشارکت تأمین‌کننده محتوا
تدوین تقویم محتوایی با همکاری تیم اوت‌سورس، سازمان‌دهی خاصی به همکاری می‌بخشد. همچنین فریلنسر یا آژانس محتوا دید واضحی نسبت به نقشه راه همکاری کسب خواهد کرد. مشارکت در تدوین استراتژی موجب ثبات فعالیت‌ها می‌شود.
تشویق تیم تولید محتوا به خلاقیت
رعایت گایدلاین‌های ارائه‌شده در بریف محتوایی اهمیت فراوانی دارد ولی نیاز به سخت‌گیری بیش‌ازحد نیست. اگر آژانس محتوایی از نویسندگان کاربلد بهره ببرد، می‌توان دست آنها را برای اعمال خلاقیت باز گذاشت. گاه دیدن موضوعات از یک زاویه دیگر موجب تبلور ایده‌های نو می‌شود. این نوآوری می‌تواند هم از نظر سئو مؤثر واقع شود و هم برای مخاطب جالب باشد.
ایجاد رابطه دوستانه با تیم برون‌سازمانی
نباید با برونسپاری تولید محتوا، به افرادی که این کار را برای ما انجام می‌دهند به چشم برطرف‌کننده نیاز کسب‌وکار نگاه شود. فریلنسر محتوا با نیروی درون‌سازمانی فرق دارد اما این دلیلی بر اعمال رابطه خشک و صرفاً کاری نمی‌شود. برخورد با تیم برون‌سازمانی باید به‌گونه‌ای باشد که آنها نیز حس کنند عضوی از تیم و همکار هستند.
ترجیح کیفیت محتوای برون سپاری به کمیت
تولید حجم زیاد محتوا در کوتاه‌مدت، چشم‌اندازی وسوسه‌کننده محسوب می‌شود اما باید به‌جای کمیت، روی کیفیت تمرکز شود. محتوای باکیفیت بر دل مخاطب می‌نشیند و اثرگذاری بهتری در مقایسه با حجم زیادی از محتوای معمولی خواهد داشت. برای تعیین ددلاین سفارش نباید انتظارات غیرمنطقی داشت تا تیم اوت‌سورس زمان لازم برای تهیه محتوای خوب را در اختیار داشته باشد.
به‌روزرسانی دائم گایدلاین‌های محتوایی
با توسعه و پیشرفت کسب‌وکار، استراتژی بازاریابی نیز تغییر خواهد کرد. گایدلاین و بریف محتوا نیز باید متناسب با هدف‌گذاری‌های بیزنس و تغییرات بازار، به‌روزرسانی شوند. این ترفند به تیم محتوای خارج سازمان کمک می‌کند تا محتوایی متناسب با وضعیت فعلی شرکت تولید کنند و ثبات کار حفظ شود.
تست تأمین‌کننده‌های مختلف برای پیداکردن بهترین کیفیت
همکاری تستی با آژانس‌های مختلف محتوایی و فریلنسرها شاید در کوتاه‌مدت چندان بهینه نباشد اما در نهایت منجر به همکاری با بهترین‌ها خواهد شد. مدیران باید فردی را پیدا کنند که علاوه بر دارا‌بودن کیفیت و وقت‌شناسی، با ارزش‌هایشان همخوانی داشته باشد. آزمون‌وخطا منجر به پیداکردن تأمین‌کننده‌ای می‌شود که همه انتظارات را برآورده خواهد کرد.
اطمینان از مالکیت روی محتوای تولید‌شده در برونسپاری
در قرارداد برون سپاری محتوا، باید مالکیت کسب‌وکار روی محتوای تولید‌شده قید شده باشد. چنین بندی نه‌فقط مالکیت معنوی روی خروجی همکاری را تضمین می‌کند بلکه امکان هرگونه ویرایش، استفاده مجدد یا تغییر کاربری در آینده را هم فراهم خواهد آورد.
توجه به ترندهای حوزه فعالیت کسب‌وکار
هم مدیران کسب‌وکار و هم نیروهای برونسپاری باید با جدیدترین ترند‌ها در تولید محتوا آشنا باشند. با رعایت این نکته برون سپاری محتوا، خروجی کار همیشه (مخصوصاً در همکاری‌های بلندمدت) برای مخاطب جذاب و معنی‌دار خواهد بود. رقبا نیز هرگز دست بالاتر را نخواهند داشت.
هدف‌گذاری برای یک رابطه بلندمدت با آژانس محتوایی
در صورت رضایت از عملکرد تأمین‌کننده محتوا، باید برای همکاری بلندمدت اقدام کرد. هرچه همکاری دو طرف قدمت بیشتری داشته باشد، درک متقابل از انتظارات و عملکرد طرفین نیز شفاف‌تر خواهد شد. شناخت بیشتر نیز منجر به توسعه روابط می‌شود که مزایایی مثل پلن‌های تخفیفی یا گسترش همکاری‌ها خواهد داشت.
شروع همکاری با پروژه‌های کوچک
این نکته از راهنمای تولید محتوا به روش برون سپاری در راستای پیداکردن بهترین تأمین‌کننده است. گنجاندن پروژه‌های کوچک در مراحل آغازین همکاری موجب شناسایی نقاط قوت و ضعف طرف مقابل می‌شود. در این حالت، ارزیابی چشم‌انداز همکاری راحت‌تر خواهد شد و جلوی هدر‌رفت زمان و منابع مالی گرفته می‌شود.
چالش‌های برونسپاری محتوا؛ بررسی موانع اوت‌سورسینگ همراه با راه‌حل‌ها
تولید و توزیع محتوا به‌خودی‌خود پروسه‌ای چالش برانگیز است. حال اگر این فرایند به نیروهایی خارج از سازمان سپرده شود، طبیعتاً دردسرها نیز دوچندان خواهند شد. در ادامه انواع چالش در روش های برون سپاری تولید محتوا را همراه با راه‌حل‌شان بررسی خواهیم کرد.
چالش حفظ هویت برند طی همکاری
به‌منظور حفظ هویت برند طی برون سپاری تولید محتوا، باید یک گایدلاین دقیق و مفصل به شرکت ارائه شود. در گایدلاین باید لحن بیان، سبک محتوا و حتی لغات محبوب یا اصطلاحات ممنوعه به‌طور واضح برای آژانس محتوایی مشخص شود.
چالش حفظ کیفیت محتوا در برونسپاری
برای آنکه کیفیت سفارش‌ها از ابتدا در بالاترین سطح باشد، باید بریف محتوایی شفاف و کامل نوشته شود. همچنین فریلنسر یا آژانس محتوایی باید از پرسونای مخاطب کسب‌وکار آگاه باشد و سرچ اینتنت هر محتوا را بداند.
گاهی‌اوقات کیفیت محتوا در طول همکاری افت خواهد کرد. در این حالت باید درخواست بازبینی و ویرایش به نویسنده ارائه شود. در صورت عدم بهبود کیفیت، درخواست خسارت یا تولید و ادیت رایگان محتوا (به شرط قید در قرارداد) منطقی است؛ آخرین راهکار نیز قطع همکاری خواهد بود.
چالش موانع ارتباطی
با استفاده از ابزارهایی مثل اسلک یا ترلو می‌توان یک مسیر ارتباطی واضح و ثابت برقرار کرد. از طرف کسب‌وکار بهتر است یک نیروی ثابت برای پیگیری امور گمارده شود. همچنین یک راهکار دیگر برای حفظ ارتباط مؤثر، برگزاری منظم جلسات و میتینگ‌های آنلاین با هدف بررسی‌های دوره‌ای است.
چالش تحویل سفارش‌ها در موعد مقرر
در سند همکاری باید ددلاین و موعد تحویل کارها با تاریخ دقیق مشخص شده باشد. فرمت فایل سفارش و حجم کارهای تحویلی در هر موعد از دیگر مواردی هستند که باید از قبل تعیین شوند. همچنین بهتر است یک بازه مطلوب از زمان ثبت سفارش تا تحویل در نظر گرفته شود.
چالش مدیریت هزینه‌های اضافی
گاه سر هزینه‌های اضافی مثل بازبینی، ویرایش و خدمات دیگر اختلاف‌نظر پیش می‌آید. به‌منظور جلوگیری از بروز هزینه‌های غیرمنتظره بهتر است همه حالت‌ها در قرارداد گنجانده شده باشند. هزینه‌های اضافی باید با رضایت هر دو طرف تعیین شوند.
چالش کمبود دانش تخصصی
از دیگر معایب برون سپاری تولید محتوا، عدم تسلط نویسنده به حوزه تخصصی کسب‌وکار است. هنگام انتخاب نویسنده، باید تسلط و دانش او بر صنعت موردنظر سنجیده شود. ارائه اطلاعات کافی، منابع آموزشی و فراهم‌کردن دسترسی نویسنده به یکی از متخصص‌های کسب‌وکار، راه‌حلی برای این چالش خواهد بود.
چالش حفاظت از اطلاعات حساس سازمان در برونسپاری
امضای قراردادهای محرمانگی یا NDA و گنجاندن بند حفظ اسرار در قرارداد به حفاظت از اطلاعات حساس کمک می‌کند. هنگام تبادل اطلاعات، اسرار محرمانه باید برای فریلنسرها یا آژانس مشخص شده باشند. همچنین بهتر است صحبت درباره اطلاعات حساس به‌صورت حضوری یا از طریق پلتفرم‌های امن انجام شود.
چالش وابستگی بیش از حد به تأمین‌کننده محتوا
برون سپاری تولید محتوا با هدف صرفه‌جویی در هزینه‌ها انجام می‌شود اما حضور حداقل یک نیروی درون‌سازمانی مؤثر خواهد بود. استخدام یک کارمند متخصص محتوایی یا حتی همکاری با نیروهای برون‌سازمانی مختلف در واقع یک گزینه جایگزین هنگام بروز شرایط خاص است.
معیارهای انتخاب فریلنسر یا آژانس برای برونسپاری تولید محتوا؛ چگونه بهترین گزینه را انتخاب کنیم؟
معیارهای مختلفی برای انتخاب تأمین‌کننده محتوا وجود دارد. در صورت سپردن کار به نیروی برون‌سازمانی معتبر و ماهر، هیچ‌گونه نگرانی بابت چالش‌ها و نکات منفی اوت‌سورسینگ به‌وجود نخواهد آمد. ویژگی‌های برترین فریلنسر یا آژانس برونسپاری محتوا را در ادامه بخوانید.
۱- تخصص در حوزه موردنظر یا حوزه‌های مختلف
برای بهره‌مندی از همه مزایای برون سپاری محتوا، طرف قرارداد باید در حوزه فعالیت کسب‌وکار تجربه داشته باشد. برخورداری از درک عمیق بر سازوکارهای بازار یک صنعت به تولیدکننده محتوا امکان نوشتن بهترین مقاله را می‌دهد. در رزومه نیروی برونسپاری باید تسلط به حوزه مورد نظر مدیران بیزنس ذکر شده باشد.
۲- رزومه درخشان در تولید محتوا
کیفیت کار یک نویسنده یا آژانس محتوایی را می‌توان از نمونه کارهایش تشخیص داد. محتوا باید پیام اصلی را به بهترین شکل ممکن، با صراحت کامل و به‌شکل سرگرم‌کننده منتشر کند. کیفیت کار، حاکی از اعتبار برند خواهد بود.
۳- تولید محتوای خلاقانه و غیرتکراری
در برونسپاری تولید محتوا، خروجی کار نباید مشابه نمونه‌های تهیه‌شده توسط رقبا باشد. اعمال خلاقیت و به‌کارگیری ایده‌های نو یکی از ویژگی‌های بهترین نویسنده محتوا است. خلاقیت و اصیل بودن محتوا موجب تمایز برند و جلب‌توجه مخاطب خواهد شد.
۴- توانایی برقراری ارتباط مؤثر و پشتیبانی دائمی
نیروی برون سپاری محتوا نه‌تنها باید حد بالایی از کیفیت داشته باشد بلکه خدمات پشتیبانی دائمی نیز ارائه دهد. در صورت نیاز، فریلنسر یا آژانس باید در سریع‌ترین زمان ممکن، به درخواست مشتری پاسخ بدهد. پشتیبانی تمام‌وکمال، ویژگی مهمی در برونسپاری است. همچنین نیروی فراسازمانی باید نسبت به بازخوردها با روی خوش برخورد کند.
۵- منعطف‌بودن و مقیاس‌پذیری
تأمین‌کننده محتوای برونسپاری باید بتواند با تغییرات استراتژی بازاریابی تطابق یابد. با رشد هر کسب‌وکار، ممکن است ماهیت یا حجم محتوای مورد نیاز نیز تغییر کند. پس انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری هم باید حفظ شود. فریلنسر یا آژانس باید بتواند بدون بروز تداخل، آماده پذیرش هر حجمی از سفارش باشد.
۶- ارائه تجربه کارفرمایان پیشین به کسب‌وکار
برای اطمینان از کیفیت کار یک نیروی خوب باید به‌دنبال بازخورد کارفرمایان قبلی او بگردید. اما آوازه برترین نیروها بدون نیاز به بررسی رزومه یا بازخورد دیگران به گوش خواهد رسید. به‌طورکلی تصدیق مشتریان قبلی از کیفیت کار بسیار مهم است. استخدام کسانی که هیچ‌گونه بازخوردی از همکاری‌های قبلی ندارند معمولاً سرانجام خوبی نخواهد داشت.
۷- ارائه ساختار مناسب برای قیمت برونسپاری محتوا
یک آژانس محتوایی یا فریلنسر معتبر باید ساختار شفافی برای تعیین قیمت سفارش داشته باشد. همیشه ارزان‌ترین قیمت، مناسب‌ترین گزینه نیست. هر کسب‌وکاری که حرفه‌ای کار کند، نرخ دستمزدش را صادقانه بیان خواهد کرد.
۸- تسلط بر سئو و استراتژی محتوایی
فریلنسر محتوا وظیفه تولید کانتنت را انجام می‌دهد اما باید در عین حال بر مفاهیم سئو و استراتژی نیز مسلط باشد. استفاده از ترفندهای بهینه‌سازی محتوا برای جذب ترافیک و انگیجمنت یک ضرورت است. دانش استراتژی محتوا نیز به تدوین یک برنامه بهتر برای همکاری کمک می‌کند.
۹- وقت‌شناسی در تحویل سفارش‌ها
فریلنسر یا آژانس بازاریابی حتی اگر بهترین محتوا را نیز تهیه کرده باشد، بدون تحویل در موعد مقرر ارزشی نخواهد داشت. یک کارشناس محتوا حرفه‌ای، زمان تحویل هرکار یا هر سری از سفارش‌ها را به کارفرما اطلاع می‌دهد و سفارش را نیز قبل از ددلاین تحویل خواهد داد.
۱۰- تطابق فرهنگی با کارفرما
در زمان برونسپاری، نیروی تولید محتوا باید با ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی کارفرما هم‌راستا باشد. اگر فریلنسر یا نویسندگان آژانس از تناسب فرهنگی با کسب‌وکار برخوردار باشند، بازدهی همکاری به حداکثر خواهد رسید.
برونسپاری به حرفه‌ای‌ها، راهکاری فوق‌العاده برای استفاده بهینه از منابع
در این مقاله سعی کردیم درباره برون سپاری تولید محتوا یک راهنمای کامل ارائه کنیم؛ از مزایا و معایبش سخن گفتیم و مراحل آن را نیز بررسی کردیم. همچنین به راهکارهای غلبه بر چالش‌ها نگاهی انداختیم. در انتها نیز ویژگی‌های برترین نیروی برونسپاری را برشمردیم.
اما اگر تا اینجای مطلب همراه‌مان بودید، لازم نیست برای پیداکردن یک مؤسسه معتبر برونسپاری وقتتان را تلف کنید. تسمینو ارائه‌دهنده خدمات محتوای متنی است. مقالات مورد نیازتان توسط کادر نویسندگان تسمینو در سریع‌ترین زمان ممکن با کیفیت مثال‌زدنی آماده خواهد شد. سیستم پشتیبانی حرفه‌ای با گزارش‌دهی دقیق و مشاوره رایگان در خدمت شما خواهد بود.
حالا نوبت شماست تا از تجربیاتتان در برون سپاری تولید محتوا برای ما بگویید یا هرگونه پرسش و ابهام را در بخش نظرات با ما و سایر خوانندگان به اشتراک بگذارید.
